riverandsouladventures.com

Zonder een goede opslag is het niet altijd gemakkelijk om uw administratieve papieren terug te vinden. Inderdaad, hoe vind je een verkoopfactuur uit 2001, als die in een doos met ander papierwerk is opgestapeld? Om te voorkomen dat u tijd verspilt aan het doorzoeken van verschillende dozen om een ​​document te vinden, volgen hier enkele opslagtips.

Hoe lang moet u uw papieren bewaren?

Het is belangrijk om deze te bewaren administratieve papieren, maar ze hebben ook hun houdbaarheidsdatum. Zo is het na verloop van tijd niet meer nodig om bepaalde documenten zoals facturen en allerlei declaraties te bewaren. Hier volgt een overzicht van de periodes waarin het raadzaam is om de verschillende papiersoorten te bewaren:

• 1 jaar: telefoon-, internet- of verhuiskosten, of betalingsbewijs van een PV.
• 2 jaar: overzichten van kinderbijslag, doktershonoraria, opzeggingsbrieven, sociale en wederzijdse zekerheidspapieren, evenals kredietdocumenten.
• 3 jaar: audiovisuele licentieverklaringen en aangiften inkomstenbelasting.
• 5 jaar: water- en elektriciteitsrekeningen, huurbewijzen en huurlasten, gasrekeningen, betalingsbewijzen, het huurcontract en betalingsbewijs van alimentatiebetalingen.
• 10 jaar: bankafschriften, betalingsbewijzen, hypotheken, levensverzekeringscontracten na de datum van overlijden ...
• 30 jaar: rekeningen voor autoreparatie, bouwrekeningen, ziekenhuisrekeningen en burgerlijke schuldbekentenissen.
• Levenslang: huwelijkscontract, familieboekje, militair dossier, diploma's, testamenten, eigendomstitels, schenkingen, gezondheidsdossier, vaccinatiebewijs, medisch dossier, loonbrieven, adoptiecertificaten, arbeidscontracten ...

De beste tip voor een opgeruimd huis is: houd het absolute minimum. Het is niet nodig om alle ontvangen brieven en papieren te bewaren. Het is dus noodzakelijk om de papieren die niet nuttig zijn onmiddellijk weg te gooien.

Opslag van alledaagse documenten

Om op te ruimen, moet je onderscheid maken tussen alledaagse documenten en andere bestanden. De huidige documenten zijn die welke vaak worden geraadpleegd en die zich dus op een goed bereikbare plaats moeten bevinden. Documenten die zelden worden geraadpleegd, kunnen in dozen of bovenaan een plank worden geplaatst. Hier zijn enkele soorten opslag voor de verschillende soorten papier:

• Overhemden in verschillende kleuren

Kleuren worden gebruikt om documenten van elkaar te onderscheiden. In elke map moet u ook vakken gebruiken om de papieren te classificeren: een vak voor belastingen, een vak voor EDF-documenten, een ander voor waterrekeningen ...

• Overhemden met kruisplooien

Vouwmappen zijn handig voor het opbergen van omvangrijke documenten. Een map maakt het dus mogelijk om verschillende documenten over één onderwerp te classificeren (voorbeeld: alle papieren over de bouw van een huis).

• Ringbanden

Ze zijn praktisch om documenten gemakkelijk te raadplegen zonder ze uit hun opslag te halen. Daarnaast kunnen de papieren gescheiden worden door middel van verdelers om ze makkelijker terug te kunnen vinden. De verdelers kunnen ook indicaties weergeven om de taak bij het zoeken te vergemakkelijken. Deze kunnen op alfabetische volgorde, op datum, enz.

• Meubels met lades

Als er veel papieren moeten worden bewaard, is het beter om te kiezen voor een archiefkast. Deze laatste heeft lades waar de verschillende documenten aan stangen hangen en goed toegankelijk zijn.

Beheer administratieve documenten slim

Natuurlijk vergemakkelijkt het gebruik van adequate opslag de classificatie van bestanden, maar het is ook belangrijk om te weten hoe documenten op hun type kunnen worden ingedeeld. Hier is een voorbeeld van classificatie om onderzoek te vergemakkelijken:

• Gezinsdossier: met daarin alle documenten die betrekking hebben op het gezin zoals huwelijksakte, identiteitspapieren, paspoorten, geboorteakten...
• Onderwijsdossier: schoolattest, documenten met betrekking tot de opvang, enz.
• Fiscaal dossier: aangiften inkomstenbelasting, woonlasten ...
• Gezondheidsdossier: medische dossiers, voorschriften, medische onderzoeken (radio, scanner, echografie, enz.) ...
• Factuurbestand: diensten (water, gas, elektriciteit, telefoon, internet, enz.), facturen voor goederen en werken, enz.
• Verzekeringsdossier: auto- en woningverzekeringscontracten, levensverzekeringen, claims, echtheidscertificaten ...
• Beroepsdossier: arbeidsovereenkomst, loonbrieven, sollicitatiedossier, CV, diploma's ...
• Woondossier: huurcontract, huurbon, eigenaar/huurderbrieven, etc.
• Bankbestand: rekeningafschriften, contract, overschrijvingsopdracht, enz.

Archiveren van administratieve documenten

Idealiter zou dit moeten gebeuren archivering van bepaalde documenten minstens één keer per jaar. Gearchiveerde bestanden zijn netjes gerangschikt in vakken op datum of alfabetisch en op onderwerp. Nogmaals, het is het beste om één kleur per thema te gebruiken. Hier is een voorbeeld van opslag in detail:

• Roze overhemd voor facturen, geel voor financiën, blauw voor verzekeringen...
• Sorteren op volgorde: alfabetische volgorde van A tot Z of op datum (op maand, dan op jaar). Dit maakt het gemakkelijk om onderscheid te maken tussen nieuwere en oudere documenten.

Het allerbelangrijkste is om een ​​vlotte regeling te treffen waarmee je gemakkelijk een waterrekening van bijvoorbeeld januari vorig jaar kunt vinden. Als de papieren ondanks dat ze netjes zijn nog steeds moeilijk te vinden zijn, is het noodzakelijk om uw opslagtechnieken te herzien.

Andere tips voor het opruimen van je administratieve papieren

Het is gemakkelijker op te bergen als er minder papier is om te bewaren. Naast het sorteren en verwijderen van verouderde documenten is het ook mogelijk om de online facturering minder post thuis te ontvangen. Het is echter noodzakelijk om regelmatig back-ups op meerdere steunen om verliezen te voorkomen. Voor extra veiligheid moeten online back-ups worden gemaakt van belangrijke documenten.

Wanneer de post binnenkomt, is het belangrijk om deze vooraf te archiveren om te voorkomen dat deze zich maandenlang in een hoek van het kantoor opstapelt. Dringende brieven moeten onmiddellijk worden gelezen, terwijl andere kunnen worden gesorteerd in volgorde van prioriteit. Het is raadzaam om een ​​kantoororganisator te hebben voor het bewaren van belangrijke papieren die actie vereisen (betaling van een factuur, dagvaarding, enz.) en papieren die moeten worden gearchiveerd (bankafschriften, automatische debetnota's, enz.). Met deze truc kun je verouderd papier dat kan worden weggegooid, zoals flyers en advertenties meteen verwijderen.